Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в документе работника закончились страницы для внесения новой информации. Он подлежит обязательной регистрации и должен быть заполнен в соответствии с регламентом заполнения трудовых книжек.

Как оформить документ и где приобрести вкладыш – наиболее часто задаваемые вопросы среди владельцев малого бизнеса, так как не все предприятия имеют возможность заказать документы напрямую.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш может потребоваться в самых разных ситуациях, прежде всего тем, кто часто меняет место трудовой деятельности.

При этом причинами вшивки вкладыша может служить активный карьерный рост работника организации, благодаря которому постоянное внесение данных об изменении должности и трудовых обязанностей может поспособствовать быстрому окончанию чистых страниц, поощрение сотрудника предприятия с занесением информации в трудовую книжку за какие-либо существенные заслуги перед руководителем фирмы, а также любые другие причины.

Правила внесения информации во вкладыш устанавливаются Правилами, разработанными Министерством труда. Они закреплены в Постановлении Минтруда № 69, которое было принято 10 октября 2003 года.

Образец вкладыша

Образец вкладыша можно просмотреть на сайте Министерства труда или ознакомиться с представленным ниже.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем.

В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.

Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.

Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.

Важно! Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц.

В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.

Обычно книга учета состоит из 13 разделов, данные в которые должен заносить работодатель при каком-либо перемещении трудовой книжки работника организации.

Например, «12 апреля 2021 года» будет неверной записью, правильно писать следующим образом: «12.04.2021».

Обязательно вносится персональная информация работника, у которого работодатель взял трудовую книжку, а равно и оформил ее или вкладыш. В графе № 5 указывается фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия полностью, указание инициалов не допускается.

Так как трудовая книжка и вкладыши в нее содержат собственную серию и номер, то в журнале определяется колонка для внесения такой информации. В унифицированной форме раздел является шестым по счету.

В следующем разделе указывается должность работника, чья трудовая книжка находится у работодателя, при чем в обязательном порядке должность должна соответствовать всем документам и писаться аналогичным образом.

Не допускаются сокращения, изменение информации или внесение новых данных.

Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным.

Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства.

В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.

Одиннадцатый раздел используется только в том случае, если работодатель самостоятельно выдал работнику трудовую книжку. В нем указывается стоимость, которая была удержана с работника за оформление трудовой или вкладыша в нее.

Последние два раздела заполняются при увольнении работника, в предпоследнем указывается дата увольнения и выдача трудовой книжки формата ДД.ММ.ГГГГ. Если выдача документа осуществилась после непосредственного увольнения, то ставится дата выдачи книжки. В последней колонке бывший работник предприятия оставляет свою подпись, подтверждая выдачу документа.

Как и где можно купить вкладыш в трудовую

Вид вкладыша утвержден Постановлением правительства № 225 и не подлежит изменению до внесения правок Правительством РФ. Объем документа – 36 страниц без учета внешней обложки. На сведения о работе приходится 18 страниц, на информацию о наградах работников – 16.

Особое внимание заостряется на том факте, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этом ведется в соответствии с регламентами ведения трудовых книжек и заполняется соответствующим образом.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится печать «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», в которой указывается серия и номер документа.

Купить бланки вкладышей можно практически в любом книжном или канцелярском магазине, однако стоит иметь ввиду, что продаются они только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям с предъявлением доказательств существования организации.

В случае получение документов иным лицом, на него должна быть выписана соответствующая доверенность от лица руководителя компании, с указанием юридических реквизитов предприятия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются бланками строгой отчетности, которые следует хранить в соответствии с регламентом.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Обязанность по вшиванию вкладыша в трудовую книжку полностью лежит на работодателе сотрудника организации, поэтому руководитель или работник предприятия с достаточными полномочиями должен оформить вкладыш согласно трудовому регламенту. В противном случае работодателя ожидает крупный штраф.

Использование других бланков, кроме унифицированных, Правительством РФ не допускается, такое решение приведет к признанию трудовой книжки недействительной и возможно к аннулированию стажа работника.

Для того чтобы вшить вкладыш необходимо следовать простой инструкции:

1. Перед непосредственным вшиванием документа на титульном листе трудовой книжки ставится печать с надписью «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», затем проставляется информация о вкладыше – серия и номер. Данная информация может быть записана вручную синей или черной шариковой ручкой либо отпечатана специальной печатью, размер которой не превышает 1 см х 2,5 см. Указываемые сведения должны в полном объеме совпадать с серией и номером вкладыша, в противном случае вкладыш будет считаться недействительным и работник потеряет большое количество стажа.
2. На втором этапе заполняется титульная страница вкладыша. В ней указывается фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки, а также вносится информация о его образовании. Эти данные вносятся только по предоставлению подтверждающих документов, без них внесение информации становится невозможным.
3. Вкладыш в обязательном порядке должен быть заполнен в тот же день, когда он был оформлен.
4. Последний этап – вшивание вкладыша в трудовую книжку.

Каких-либо четко установленных и регламентированных способов вшивания вкладыша в трудовую книжку не устанавливается, однако длительная практика российских организаций разработала собственный алгоритм, который в последствие стал общепринятым.

Вшивать вкладыш необходимо следующим образом:

1. Сначала открыть трудовую книжку на последнем листе, после которого идет обложка документа.
2. Развернуть вкладыш по середине и открыть-закрыть его несколько раз, чтобы документ мог лежать раскрытым на серединных страницах.
3. Толстой иглой или любым другим инструментом, которым можно заменить иглу, делается прокол в середине вкладыша и между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой.
4. Делается два или три прокола для сшивания.
5. Черной или белой ниткой документы сшиваются друг с другом несколько раз, но концы нитки должны быть в обязательном порядке внутри вкладыша.
6. Кончики ниток связываются на несколько крепких узлов, а затем подрезаются до оптимальной длины.

Вшивание вкладышей несложное дело, однако требует достаточной силы и наличия наперстка, если сшивка идет иглой, так как в противном случае велик риск проткнуть палец.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.

Вкладыш оформляется той организацией, которая заполнила последние листы документа в том или ином разделе.

Заполнение документа должно осуществляться аналогичным образом с трудовой книжкой, при этом выделяются несколько основных особенностей:

1. В титульном листе проставляется дата его фактического заполнения, проставление даты создания трудовой книжки не допускается.
2. Во вкладыш вносится только достоверная информация, например, новая фамилия работника, уровень его образования и прочее.
3. Внизу проставляется подпись ответственного сотрудника, чаще всего работника кадровой службы предприятия.
4. Вкладышей может быть несколько, максимально допустимое количество документов на одну трудовую книжку не устанавливается.

Заполнение вкладыша должно осуществляться без каких-либо ошибок и неточностей, так как такая неприятность может привести к серьезным последствиям при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать опыт работы гражданина при определении ему пенсионных начислений.

Заключение

Вносить исправления во вкладыш категорически запрещено, такой документ подлежит утилизации в соответствии с регламентом. Поэтому некоторые кадровики рекомендуют сначала полностью заполнить вкладыш и только потов делать отметки в трудовой книжке и вшивать его, таким способом можно сэкономить большое количество времени и опрятность трудовой книжки работника.

Трудовым законодательством строго запрещается:

• использование нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша;
• подшивание или вклейка чистых дополнительных листов;
• продолжение заполнения сведений о работе в графе «Сведения о награждениях», в таком случае трудовая книжка будет признана недействительной, а работодателя привлекут к административной ответственности.

Вкладыш в трудовую должен оформляться в соответствии с действующим законодательством, так как при малейшем нарушении работник рискует потерять не только сам документ, но все сведения из него, а также остаться без пенсии.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%8F-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B0/vkladysh-v-trudovuyu-knizku-dlya-chego-on-nuzen/

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

На протяжении своего рабочего стажа в течение активной жизни гражданин имеет документ, выданный ему, как правило, на месте первого трудоустройства и остающийся с ним до выхода на пенсию, а у некоторых лиц значительно позже.

Если гражданин ведёт активную трудовую деятельность, часто меняет место работы или же растёт внутри одной компании, постоянно повышаясь в должности и переводясь из одного департамента в другой, его трудовая книжка довольно быстро может закончиться.

Если подобная ситуация произошла, власти страны позволяют вклеить в книжку специальный вкладыш и продолжить делать записи в пределах единого документа.

Что такое вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, дополняющий трудовую книжку и служащий для оформления дополнительных страниц к ней. Применение данной бумаги регламентируется в пункте 38 Постановления Правительства РФ № 225.

Так, данный документ предоставляется работодателем, обязанным регулярно покупать бланки, если при заполнении ТК у него заканчиваются все страницы, а разлинованный вкладыш служит их продолжением, однако сам по себе листок не может быть самостоятельным документом, так как он не содержит в себе регалий своего владельца, каких-либо официальных подписей и печати, и служит лишь вспомогательной бумагой.

Наниматель обязан обеспечивать покупку подобных пустых бланков заранее и хранить их в архиве отдела кадров. При выдаче вкладыша очередному сотруднику компании данный акт записывается в специальном реестре в архиве работодателя, что диктуется Постановлением Минтруда №69, как средство для учёта активности ТК на территории предприятия и его субъектов.

Внешний вид вкладыша в ТК

Жалоба в трудовую инспекцию

Свою историю вкладыш в трудовую книжку начинает с 1940 года, когда начал пользоваться спросом спустя два десятилетия после введения самого понятия ТК. Данный документ обладает следующими отличительными особенностями:

• Прежде всего, во избежание оборота фальсификата бумага имеет уникальный серийный номер, по аналогии с ТК, а также определённые методы защиты от подделки.
• Применение вставки в ТК сотрудника регламентируется Постановлением Минтруда №69, которое содержит в составе своих статей пошаговую инструкцию по оформлению бумаги.

• Любые сведения, заносимые в документ, должны дублироваться в бланках строгой отчётности, обрабатываемых на территории работодателя.
• В каждой трудовой книжке сотрудника компании, которая дополняется вкладышем, должна стоять печать установленного образца с текстом «Выдан вкладыш», а в противном случае документ не может обрести законную силу. В случае, если организация не располагает таким штампом, данная запись делается от руки ответственным сотрудником отдела кадров.
• В случае, если при переходе с одного рабочего места на другое гражданин каким-то образом утрачивает вкладыш, он уже не может далее претендовать на квалифицированную должность без его восстановления, так как вкладыш – неотъемлемая составляющая самой ТК, которая без него утрачивает свою активность.
• Документ имеет полужёсткую картонную обложку, внешне сильно напоминающую ТК, и состоит из 36 листов с габаритами 88 х 125 мм для внесения официальных данных о сотруднике. Все поля для заполнения во вкладыше идентичны графам трудовой книжки.

Важно! Вкладыши в ТК ограничены в продаже и приобретать их имеют право лишь юрлица при предъявлении учредительных документов и печати компании. Бланки вкладышей издаются на Гознаке РФ, а их оформление ведётся в строгом соответствии с Постановлением Минтруда.

Инструкция по оформлению вкладыша

Жалоба в трудовую инспекцию о невыплате заработной платы, образец

Заполнение трудовой книжки ведётся сотрудником отдела кадров предприятия-работодателя. В бланке, в соответствии с назначением каждой графы вписываются следующие сведения о сотруднике и его основных местах работы:

• На первой странице указываются Ф. И. О. обладателя документа, дата его появления на свет, сведения о полученном образовании и присвоенной квалификации, в соответствии с которой он трудоустраивается на предприятии. В конце главного разворота фиксируется ЧЧ.ММ.ГГГГ заполнения документа, а также подпись сотрудника отдела кадров и фирменный штамп юрлица.
• Следующие страницы содержат в себе графы, в которых указывается порядковый номер, дата кадровой операции с сотрудником, сведения о приёме на работу или освобождения от занимаемой должности, информация о повышениях, переводах, награждениях и премиях.

Важно! Ввиду того, что вкладыш является смысловой пролонгацией трудовой книжки, все номера, с которых начинается документ, проставляются не с цифры 1, а со следующего за последней записью числа.

В случае, если сотруднику требуется несколько вкладышей из-за слишком большого количества записей, их количество законом не ограничивается.

Документ считается действительным только в том случае, если он физически прикреплён к ТК, а также имеет штамп работодателя.

Действующим трудовым законодательством также оговорены требования к штампу, которые необходимо проставлять в каждом новом документе, в частности:

• Прежде всего печать в документе должна отчётливо читаться и в то же время не загораживать собой оставшиеся под ней записи.
• Если предприятие или ИП не имеют собственного фирменного штампа, его можно заменить подписью и регалиями руководителя компании.
• В установленном на законодательном уровне регламенте говорится, что печать может быть проставлена только синим цветом.

Важно! Печать, устраиваемая на титульном листе, принадлежит только тому предприятию, которое выдало документ для сотрудника. На всех прочих местах работы во вкладыше ставится печать только под записями о приёме на работу, увольнении и прочих изменениях в статусе сотрудника.

Способы исправления ошибок во вкладыше

Каждый работодатель должен знать алгоритм исправления ошибок, которые могут быть допущены при неверном указании каких-либо сведений при заполнении вкладыша в трудовую книжку.

Конечно, в отдельных случаях работодателю никто не мешает приобрести новый вкладыш, но от грамотно выполненных исправлений сила документа всё равно не теряется.

Так, порядок исправления неточностей и ошибок в документе приведён ниже:

• Если неточность была допущена при заполнении главной страницы, она подлежит списанию при помощи составления специального акта.
• В случае, когда ошибка появилась при заполнении основных сведений о трудовой активности работника, сотрудник отдела кадров под некорректной надписью делает соответствующую пометку, которая автоматически позволяет считать сведения недействительными.

Отметка о гражданстве в свидетельстве о рождении

После этого идентичная запись делается снова, но уже без каких-либо ошибок и помарок. Здесь важно учитывать, что каждая запись об ошибочных данных в документе строгой отчётности должна иметь порядковый номер, следующий за последними сведениями о допущенных неточностях.

Важно! Согласно Постановлению Минтруда ни одно исправление не может быть выполнено в виде перечёркивания ошибочных данных, так как в таком случае весь документ утрачивает юридическую силу.

Основные ошибки, которые повторяются при заполнении вкладыша, перечислены в приведённом перечне:

• Неверное написание личных данных сотрудника, особенно, если он имеет нестандартную фамилию.
• Ошибочное заведение вкладыша и нумерация первичной записи цифрой 1, что недопустимо.
• Неточность в указании номера и наименования официального документа, в соответствии с которым во вкладыш делается новая запись.
• Ошибкой также является действие сотрудника отдела кадров, когда он путает местами графы и заполняет их, не следуя подсказкам в верхней части каждой страницы.
• Отсутствие подписи уполномоченного сотрудника отдела кадров предприятия, которая должна стоять под каждой записью в основном наборе листов документа.

Важно! Сотруднику организации, с трудовой книжкой которого проводятся бюрократические мероприятия и оформляется вкладыш, следует самолично взять документ на контроль наличия ошибок и указания к их исправлению.

Это необходимо, потому что сотрудники отдела кадров могут не увидеть допущенную неточность и продолжить оформление документа через некоторое время, после очередного повышения в должности или перевода работника, что впоследствии вызовет дополнительные сложности при внесении корректировок.

Пример оформления вкладыша

Что такое трудовая книжка простыми словами и зачем она нужна

Трудовая книжка сопровождает человека в течение всей жизни. В ней отражаются записи о его приёме на работу, увольнении, наградах и поощрениях, относящихся к трудовой деятельности.

Когда работник достигает пенсионного возраста, он её использует при оформлении пенсии в качестве документа, подтверждающего накопленный в течение жизни трудовой стаж.

О том, что такое трудовая книжка и какие существуют особенности её использования, более подробно рассказано в статье.

1. Для чего необходима трудовая книжка

На протяжении всей жизни человека сопровождает трудовая книжка (ТК) с записями о всех местах, где он работал. Когда юноша или девушка первый раз устраиваются на работу им в обязательном порядке оформляется этот документ. Каждый раз при устройстве на работу или увольнении с неё сюда вносится запись с указанием даты и названия организации.

Когда человек достигает пенсионного возраста, с помощью трудовой книжки он может подтвердить свой стаж. В некоторых случаях значение имеет наличие специфического стажа. Например, при найме на работу условием может быть наличие пяти лет профессионального стажа. Его можно подтвердить при помощи наличии соответствующих записей в трудовой книжке.

Ещё одной важной причиной для использование этого документа может быть необходимость составить впечатление о профессиональных и человеческих качествах кандидата на рабочее место. Основанием для этого могут быть предыдущие рабочие места, наказания или поощрения, информация о повышении квалификации работника.

2. Правила оформления

Когда молодой человек впервые устраивается на работу, ему обязаны предоставить трудовую книжку не позднее 7 суток после даты поступления на работу. Те, у кого уже имеется этот документ, должны сдать его при поступлении. Запись о новой работе должна быть сделана в течение пяти дней.

Трудовая книжка состоит из трёх частей. На первом развороте имеется основная информация о сотруднике. Далее на многих страницах на протяжении всей трудовой деятельности фиксируются различные события трудовой жизни: поступление на работу, перевод, увольнение, поощрения и другие. Предусмотрен отдельный раздел, в котором фиксируются полученные сотрудником награды и повышения.

Существуют правила, в соответствии с которыми должны вноситься данные. Если они окажутся нарушенными, то соответствующие записи могут быть признаны недействительными.

1. Записи выполняются на русском языке.
2. Можно использовать чёрный, синий или фиолетовый цвет
3. Запрещается в надписях делать какие-либо сокращения. Например, слово «приказ» запрещается сокращать как «пр.».
4. Даты всегда указывают в одном и том же формате: две цифры, обозначающие день, ещё две для указания месяца, затем четыре цифры, обозначающих год.
5. Все записи о трудовой деятельности работника имеют свои номера. При этом используется сквозная нумерация.

3. Трудовая книжка и совместительство

Работа отмечается в этом документе только тогда, тогда речь идёт об основном месте трудоустройства. Если речь идёт о работе совместителем, то тогда данные в него не вносятся.

Человек может работать на одной основной и нескольких работах по совместительству. Законодательство не запрещает быть совместителем и не иметь основного места работы.

Иногда работник по своему желанию написать заявлении о том, что желает отобразить информацию о совместительстве в трудовой книжке. В таком случае это должно быть сделано. Причиной для этого, например, может быть желание зафиксировать наличия профессионального стажа, важного для дальнейших планов сотрудника.

4. Как предприятие работает с трудовыми книжками

Когда человек устраивается на работу, фирма обязана обеспечивать сохранность этого документа. При работе должны вестись:

1. Книга учёта движения ТК. В ней отмечаются: выдача, получение, и другие операции с трудовыми книжками.
2. Приходно-расходная книга, которая предназначается для учёта приобретения и расходования бланков книжек и вкладышей к ним.

Трудовая книжка не должна заполняться своим владельцев. Это должен делать сотрудник отдела кадров предприятия.

Оригинал может быть выдан в двух случаях:

1. При увольнении сотрудника.
2. Если он необходим для оформления пенсии.

В других ситуациях работнику документ не выдаётся. Однако он имеет право в любой момент потребовать копию и её обязаны предоставить.

5. Трудовая книжка и пенсия

Некоторые сотрудники, накопив значительный стаж, делают нотариально заверенную копию документа. Если они работают на небольшой фирме или у индивидуального предпринимателя, то не всегда работодатель может обеспечить надёжные условия хранения документов.

При наступлении пенсионного возраста рассматриваемый документ нужен для подтверждения наличия достаточного стажа для получения пенсии. Существуют два типа трудовых книжек:

1. Документ советского образца, существующий с 1973 года.
2. Новая форма, вступившая в силу в 2003 году.

Оба этих варианта применяются и имеют одинаковую юридическую силу.

Если были сделаны записи с нарушением существующих правил, то при расчёте пенсии они могут не быть приняты во внимание. Иногда может произойти утеря документа. В таком случае существуют два пути исправить ситуацию:

1. Восстановить трудовую книжку, обратившись на предприятия, где сотрудник работал ранее. Это не всегда возможно, потому, что некоторые из них могут быть закрыты или не сохранили нужных документов.
2. Стаж можно будет доказать на основании других документов. Для этого можно использовать приказы, трудовые договора. Можно для этой цели обратиться в суд и доказывать, например, пользуясь показаниями свидетелей, приводя расчётные ведомости по зарплате или другие документы.

Не допускается использовать одновременно две книжки.

6. Выполнение исправлений

Иногда сотрудник отдела кадров может допустить ошибку. Для таких случаев предусмотрен специальный порядок исправления. При этом не разрешается зачёркивать написанное ранее. Для аннулирования ошибочной надписи ставят новую, в которой пишут, что запись, имеющая данный номер ошибочная и является недействительной.

Сразу после неё делают запись, которая сделана правильным образом. Если ошибочность связана с тем, что поступили новые документы, то в четвёртой графе указывают номер и дату.

7. Бланк документа

В настоящий момент действуют два вида трудовых книжек: образца 1979 и 2003 года. Правила их ведения являются одинаковыми.

Прежние книжки имеют размер 10×14 см, новые — 8,8×12,5 см. Документы могут различаться по цвету. Они могут быть серыми, тёмно-синими или тёмно-зелёными.

Существует защита от подделки. В старых образцах для этого применяется змеевидный знак, который видно на просвет. В новых бланках для этой цели используются водяные знаки в виде букв «Т» и «К».

После того, как всё место в документе будет израсходовано, применяется вкладыш, на котором записи продолжают вноситься в установленном порядке.

8. Начало трудовой карьеры

Человек получает рассматриваемый документ тогда, когда первый раз устраивается на работу. В большинстве случаев ему в это время исполняется 18 лет или больше. Однако трудовую карьеру в соответствии с законодательством можно начать и раньше.

В 14 лет обязательными условиями найма являются следующие:

1. Письменное согласие хотя бы одного из родителей.
2. Необходимо, чтобы трудовая деятельность не препятствовала учёбе.

В 15 лет можно устраиваться без согласия родителей. Однако важно, чтобы работа относилась к категории лёгкой.

С 16 лет гражданин имеет право заключать трудовой контракт по своему усмотрению.

Иногда трудовая карьера может начинаться существенно позже. Часто такая ситуация возникает у выпускников учебных заведений.

При первичном заполнении необходимо предъявит паспорт и документ о полученном образовании. Новая книжка может выдаваться не только в начале карьеры, но и после утери. Оформление происходит в соответствии с требованиями законодательства, а не по желанию сотрудника. Поэтому отсутствует необходимость писать для этой цели заявление.

9. Электронные трудовые книжки

Хотя документ в бумажном виде является более привычным, сейчас внедряется использование электронных трудовых книжек. Сейчас данные о занятости сотрудников передаются в Пенсионный фонд и хранятся в базе данных. С начала 2021 года работодатели обязаны предоставлять соответствующие сведения в отчётности для ПФ.

Для того, чтобы использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), новый работник может предоставить выписку из базы данных или документ с цифровой подписью. Обратиться за ними можно будет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.

Если работник желает параллельно электронному варианту сохранить в 2021 году бумажный документ, он может написать соответствующее заявление работодателю. С 2021 года ЭТК будет использоваться повсеместно.

Использование ЭТК имеет следующие преимущества:

1. Заполнение происходит на основании поданной в ПФ отчётности. Поэтому вероятность ошибок при заполнении снижается.
2. Отсутствует риск утери данных, которые хранятся в защищённых электронных базах данных.
3. Предприятие экономит средства и силы на том, что не нужно обеспечивать ведение трудовых книжек.
4. ЭТК можно использовать при оформлении на удалённую работу.
5. Данные для оформления пенсии не могут затеряться. Они берутся из электронной базы данных.
6. Работник может легко проконтролировать правильность данных, имеющихся в системе о нём.

При увольнении предприятие будет давать сотруднику выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.

Заключение

Трудовая книжка представляет собой документ, в котором отражён трудовой стаж работника на протяжении всей жизни. Важно контролировать, чтобы записи вносились в неё правильно. Для этого нужно знать требования, предъявляемые законодательством к ведению этого документа.

Источник: https://vsdelke.ru/rabota/trudovaya-knizhka.html

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая имеет ограниченное количество страниц. Когда они полностью заканчиваются, работодатель может использовать специальные вкладыши.

Каким образом они заполняются и как выглядят? Каков порядок ведения данного документа? Ответы на эти вопросы вы узнаете в данной статье.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Активный карьерный рост или частая смена мест трудоустройства со временем приводят к тому, что листы трудовой книжки (далее ТК) заканчиваются.

Это вовсе не означает, что гражданин больше не может работать или обязан оформлять новую трудовую. Работодатель в такой ситуации должен заполнять специальный вкладыш.

Данный документ, обладающий особой степенью защиты, является дополнением к ТК. Он предоставляется организации вместе с трудовой. Вкладыш заполняется в том же порядке, что и сама ТК.

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку?

Стандартная форма данного документа, дополняющего ТК, закреплена Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года. Заказать вкладыш можно в специализированных организациях, обладающих соответствующей лицензией.

Внутри документ выглядит как трудовая и имеет собственный идентификационный номер. Вкладыш содержит 9 разворотов, касающихся трудовой деятельности гражданина, и 8 разворотов, на которые вносится информация о награждениях сотрудника.

При заполнении документа в ТК, оформленной на имя сотрудника, должна быть сделана пометка о выдаче вкладыша.

Стоит отметить, что руководитель обязан ставить соответствующий штамп, содержащий индивидуальный номер и серию, каждый раз, как заводит новый вкладыш.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Если раздел ТК о трудовой деятельности гражданина полностью закончен, руководитель ни в коем случае не должен вклеивать в документ чистые страницы из незаполненной трудовой, заводить новую ТК или вносить сведения о работе сотрудника в раздел о награждениях. В такой ситуации достаточно оформить специальный вкладыш.

Данный документ обязательно должен быть в наличии у руководителя сотрудника. Вкладыши обычно предоставляются вместе с ТК, однако организация может заключить договор на их отдельную поставку. При этом документ подлежит обязательной регистрации в приходно-расходной книге.

Если листы ТК закончились, сотрудник должен направить руководству организации, бухгалтеру или в отдел кадров соответствующий запрос на предоставление вкладышей в трудовую книжку.

В запросе важно указать:

• причины, по которым необходима выдача вкладыша;
• ФИО сотрудника, которому он требуется;
• дату оформления заявления;
• подпись заявителя.

Вкладыш выдаётся под роспись сотрудника.

Порядок ведения вкладыша в трудовую книжку

На титульном листе сотрудник, уполномоченный заполнять ТК и вкладыши к ним (обычно эту роль выполняет кадровик), должен указать фамилию, имя и отчество сотрудника, дату его рождения, полученное образование, занимаемую в организации должность, а также дату оформления.

При этом неправильно вписывать дату, когда была заведена ТК, листы которой закончились. Важно указать дату оформления самого вкладыша.

Если с момента заполнения ТК изменились персональные данные сотрудника, во вкладыш вносится новая информация (например, если работник сменил имя или получил повышение).

Ниже перечислены основные нюансы, которые следует учесть при оформлении вкладышей:

• порядок их заполнения не отличается от процесса ведения ТК;
• нумерация должна продолжаться с того места, на котором закончились листы трудовой книжки (начинать нумерацию сначала нельзя);
• любые изменения, вносимые в ТК, должны быть добавлены и в самом вкладыше;
• незаконченная запись в трудовой может быть продолжена в дополняющем её вкладыше с того места, на котором остановился кадровик или иное лицо, уполномоченное вести данные документы;
• печать на титульном листе должна стоять от той организации, которая завела конкретный вкладыш (если руководитель забыл проставить оттиск печати, а гражданин уже трудоустроился на другом месте, новый работодатель не вправе поставить свою печать).

Документ в обязательном порядке подшивается к ТК и заполняется в соответствии с описанными выше правилами.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Как указывалось выше, данный документ дополняет оформленную на имя сотрудника ТК.

Без трудовой вкладыш не имеет юридической силы, поэтому использоваться отдельно не может. Данное правило зафиксировано в Постановлении Правительства РФ № 225.

Как изменить фамилию сотрудника?

Если трудоустроенный работник поменял фамилию, новые данные обязательно вносятся в ТК и дополняющий её вкладыш.

На титульном листе сотрудник, ответственный за оформление этих документов, аккуратно зачёркивает прежнюю фамилию гражданина одной чертой, а рядом вписывает новые сведения.

На внутренней стороне обоих документов указываются реквизиты справки, на основании которой был подтверждён факт изменения персональных данных сотрудника. Информация заверяется печатью организации и подписью кадровика или иного лица, ответственного за оформление ТК.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/oformlenie-vkladysha-v-trudovuu-knizhku/

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Вкладыш является дополнением трудовой книжки. Потребность во вкладыше возникает при наличии большого количества записей в книжке сотрудника. Существуют определенные правила заполнения документа.

Зачем нужен вкладыш

Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом. Количество вкладышей не ограничено.

Оформление

Оформлять вкладыш необходимо следующим образом:

1. Указать на титульном листе дату заполнения именно вкладыша, а не дату заведения трудовой книжки.
2. Указать на титульном листе сведения о работнике, актуальные на момент заполнения документа. То есть при изменении фамилии, образования или иных данных, указанных на титульном листе трудовой книжки, берутся актуальные на данный момент сведения.
3. Поставить внизу титульного листа подпись ответственного за заполнение трудовых книжек сотрудника и печать организации.

Кто покупает

Предоставление вкладышей – обязанность работодателя, во время работы у которого закончились страницы одного из разделов трудовой книжки. У любой организации должны быть заключены договоры на приобретение бланков этих документов.

При оформлении сотруднику вкладыша работодатель по закону имеет право взыскать затраченную на закупку бланка величину денежных средств с сотрудника.

Делается это путем удержания суммы, равной стоимости вкладыша, с заработной платы работника.

Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным.

Как вшивается

Строгих требований относительно вшивания вкладыша в трудовую книжку не предусмотрено.

На практике наиболее популярный и удобный вариант – вшивание документа в конец трудовой книжки между последней страницей и обложкой.

Посередине делаются шилом два небольших отверстия, такие же отверстия делаются на одинаковом уровне в трудовой книжке. При помощи большой иголки с прочной нитью документы сшиваются между собой.

Важным условием является прочное закрепление вкладыша, поскольку в противном случае возникает риск утери документа.

Вшить вкладыш можно не только вручную, но и при помощи швейной машинки.

Для этого необходимо выбрать максимальную ширину шага стежка и прострочить документы.

Такой вариант является более удобным и надежным, но не у всех работодателей есть возможность использования подобного оборудования.

Что делать, если вкладыш испорчен?

Наиболее частые причины порчи вкладыша:

• внесение недостоверных сведений;
• неправильная печать (или поставленная не в том месте печать);
• неразборчивая подпись кадровика;
• внесение исправлений без заверения их печатью;
• порча документа в результате механического воздействия на него (намочить, порвать, поджечь и т. д.).

Если неверные сведения вносятся в титульный лист документа, испорченный вкладыш изымается и вместо него заполняется новый. В этом случае расходы за новый бланк несет работодатель, так как порча произошла по его вине.

Если ошибка допущена при заполнении кадровым работником организации раздела со сведениями о работе, то замена документа не требуется. Достаточно признать ошибочную запись недействительной и далее внести верные сведения.

При механической порче документа изготавливается его дубликат.

Все сведения о стаже работы сотрудника переносятся из старого вкладыша в новый. Стоимость документа оплачивает работодатель, если порча произошла по его вине. Если вкладыш был испорчен, когда находился на руках у гражданина вместе с трудовой книжкой, стоимость его дубликата оплачивается самим гражданином.

Вкладыш заполняется в этом случае по последнему месту работы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

+7 (499) 110-86-72

Москва и область

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/oformlenie-vkladysha.html