Работа секретаря в школе обязанности

Содержание

Секретарь в школе: обязанности, должностные инструкции, условия работы

Работа секретаря в школе обязанности
Карьера 12 ноября 2021

Работа на конкретной должности предусматривает осуществление нанятым сотрудником определенной деятельности. Обязанности секретаря в школе являются неотъемлемой частью должностной инструкции для человека, занимающего данную должность. С помощью этого документа можно четко очертить не только круг обязанностей, но и другие аспекты профессиональной деятельности.

Общие положения документа

В этом разделе документа обычно указывается порядок приема на работу кандидата на должность, подчинение секретаря при выполнении своих непосредственных обязанностей и требования к соискателям.

Для приема на работу и последующего выполнения обязанностей секретаря в школе от кандидата требуется наличие профессионально-технического образования. В качестве альтернативы соискатель может иметь полное среднее образование и пройденные по установленной программе профессиональные подготовительные курсы. При этом требования к стажу работы не предъявляются.

Прием на работу и освобождение с должности проводятся непосредственно директором образовательного учреждения. Подчиняется сотрудник во время выполнения должностных обязанностей секретаря в школе непосредственно директору.

Чем руководствуется секретарь

Эта информация также прописывается в разделе общих положений должностной инструкции. Она позволяет четко понимать, какие документы служат руководством специалисту, выполняющему обязанности секретаря в школе.

В качестве базовой необходимо использовать следующую документацию:

Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
Должностную инструкцию секретаря.
Правила и нормы по охране труда, технике безопасности, санитарии в рамках производства, противопожарной защите.
Правила пунктуации и орфографии.
Основные правила работы с оргтехникой.

Также во внимание нужно брать те нормативные и законодательные акты, которые касаются непосредственных обязанностей секретаря директора школы. Это позволит выполнять свою работу максимально продуктивно и эффективно.

Круг обязанностей

Непосредственные обязанности секретаря в школе являются наиболее важным разделом должностной инструкции. В нем определяется, какие виды деятельности должен будет выполнять человек на своем месте на протяжении рабочего дня.

Профессиональные обязанности секретаря учебной части в школе таковы:

Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение.
Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы.
Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже).
Выполнение операций, имеющих отношение к сбору и обработке информации (в том числе и с использованием компьютерной техники).
Слежение за своевременной подготовкой и рассмотрением документации.
Составление писем, запросов, документов и ответов по распоряжению директора учебного заведения.

Секретарь находится в тесном профессиональном контакте не только с директором, но и с руководителями структурных подразделений школы, педагогическим составом и заместителями директора.

Кроме того, исполнитель на этой должности не только самостоятельно выполняет все правила учреждения, но и следит за исполнением со стороны других сотрудников.

Стоит отметить, что обязанности секретаря делопроизводства в школе ничем не отличаются от круга обязанностей секретаря учебной части.

Что должен знать специалист

При приеме на работу руководство требует от соискателя не только наличия определенного образования, но и багажа определенных знаний. И чем профессиональнее соискатель будет ориентироваться в том, что он должен знать, тем больше вероятность хорошего трудоустройства.

В список необходимых знаний входят следующие:

Законодательные. Нормативные и правовые акты касательно регламентации образовательной деятельности.
Правила ведения деловой документации и переписки, основы этики и этикета.
Инструкция по ведению делопроизводства.
Правила работы с компьютерной и организационной техникой, использования переговорных аппаратов.
Правила, по которым совершается создание, обработка, передача и хранение документации.
Структура учебного заведения.

С этими знаниями работа секретаря в школе и обязанности, предусмотренные должностью, не вызовут никаких особых затруднений. А это, в свою очередь, повысит вероятность карьерного роста.

Права секретаря

Помимо должностных обязанностей секретаря учебной части в школе, каждая должность предусматривает определенный спектр прав специалиста. Они также прописываются в должностной инструкции.

В перечень основных прав человека, занимающего должность секретаря школы, входит истребование необходимых материалов и информации от сотрудников (в случае необходимости и от администрации), выяснение причин задержки в исполнении переданных поручений, требование доработки документов, в которых были обнаружены нарушения.

Также секретарь имеет право привлекать сотрудников школы к исполнению переданных администрацией распоряжений, визировать проекты документации, имеющей отношение к управленческой деятельности заведения, а также вносить предложения касательно усовершенствования управленческой деятельности и улучшения процесса работы с документацией.

Ответственность на должности

Секретарь в школе несет дисциплинарную ответственность за несоответствующее выполнение или полное невыполнение своих непосредственных обязанностей, правил Внутреннего распорядка учебного заведения, неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией. Границы ответственности определяет действующее трудовое законодательство страны.

Материальная ответственность предусмотрена за нанесение ущерба школе или участникам процесса образования в ходе профессиональной деятельности или невыполнения непосредственных обязанностей секретаря-делопроизводителя в школе, предусмотренных действующей должностной инструкцией и локальной документацией, регламентирующей работу специалиста. Порядок ответственности определяется гражданским и трудовым законодательством, действующим в стране на момент причинения ущерба.

Должностные взаимодействия и условия работы

В первую очередь стоит отметить, что секретарь школы работает по графику, который составляется на основании 40-часовой рабочей недели. Однако в то же время в должностной инструкции указывается, что рабочий день не является нормированным. При трудоустройстве на пост секретаря учебной части стоит обязательно принимать во внимание эти факты.

В процессе осуществления трудовой деятельности секретарь учебного заведения контактирует с педагогическим коллективом школы, административным и обслуживающим персоналом.

Взаимодействие проводится для последующего предоставления полученной необходимой информации на заседаниях совета школы, ученических и педагогических собраниях.

Также в профессиональные обязанности секретаря входит проверка выполнения переданных приказов, поручений и распоряжений. Ему подлежит также кадровая и финансово-хозяйственная деятельность, осуществляемая учебным заведением.

Заключение

С помощью должностной инструкции руководство школы или любого другого учебного заведения четко и понятно предоставляет круг основных профессиональных обязанностей специалиста, устанавливает пределы субординации, профессионального взаимодействия, очерчивает границы ответственности сотрудника. При составлении этого документа во внимание берутся законодательные акты, регламентирующие трудовую деятельность различных специалистов, квалификационно-информационные справочники и другая методическая литература.

Источник: .ru

Источник: https://monateka.com/article/294782/

Секретарь школы обязанности зарплата

Работа секретаря в школе обязанности

Как гласят исследования, проводимые различными рекрутинговыми агентствами, профессия «секретарь» — одна из тех, что связаны с самым большим числом переработок и необходимостью приспосабливаться к рабочему графику руководства. К этой же группе относятся водители и представители некоторых других специальностей.

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт.

В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари.

Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания.

На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств.

Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда.

Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она — главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника.

Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе — «Должностные обязанности секретаря».

Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще — передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании.

Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

Прием телефонных звонков для руководителя.
Вся работа с документацией — сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
Организация приема посетителей.
Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости — заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
Подготовка и организация деловых переговоров.
Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда — продуктов.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

оформление обложек текущих дел;
получение у судебных помощников исков;
подшивание документов и материалов в дела;
составление описей новых дел;
нумерование страниц;
рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

вывешивание списков судебных дел на неделю;
проверка явки сторон на заседание;
ведение протокола суда;
контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги.

Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
Все исправления заверяются согласно принятой форме.
Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача — составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Источник: https://rugloria1.com/sekretar-shkoly-obyazannosti-zarplata/

Что должен знать специалист

В список необходимых знаний входят следующие:

Законодательные. Нормативные и правовые акты касательно регламентации образовательной деятельности.
Правила ведения деловой документации и переписки, основы этики и этикета.
Инструкция по ведению делопроизводства.
Правила работы с компьютерной и организационной техникой, использования переговорных аппаратов.
Правила, по которым совершается создание, обработка, передача и хранение документации.
Структура учебного заведения.

Ответственность на должности

Заключение

Источник: https://FB.ru/article/439507/sekretar-v-shkole-obyazannosti-doljnostnyie-instruktsii-usloviya-rabotyi

В чем заключается работа секретаря в школе

Работа секретаря в школе обязанности

Чем руководствуется секретарь

В качестве базовой необходимо использовать следующую документацию:

Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
Должностную инструкцию секретаря.
Правила и нормы по охране труда, технике безопасности, санитарии в рамках производства, противопожарной защите.
Правила пунктуации и орфографии.
Основные правила работы с оргтехникой.

Разработка и утверждение должностной инструкции секретаря. Права, обязанности и ответственность сотрудника

Работа секретаря в школе обязанности

Прием звонков, гостей, ведение документации – это и многое другое входит в круг обязанностей секретаря. Это сложный и кропотливый труд, который, вопреки сложившимся стереотипам, требует немалых усилий. Чтобы подробнее ознакомиться с особенностями этой работы, нужно знать, чем отличаются должностные обязанности секретаря в разных профессиональных сферах и как ее правильно составить.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург

Показать содержание

Что это такое?

Зависит от действующего законодательства, а также от Внутреннего устава организации и приказов, изданных руководителем.

Перед вступлением в должность работник обязан ознакомиться со своей ДИ и заверить ее подписью.

В случае возникновения конфликтов и обвинения в невыполнении своих профессиональных обязанностей всегда есть возможность сослаться на положения в инструкции.

Профстандарт

Это документ, описывающий функции сотрудника с указанием на необходимое образование, знание, опыт и умения для вступления в должность (ст.195.1 ТК РФ). С июля 2021 года входит в число тех документов, которые нужно применять при необходимых случаях, установленных ТК РФ.

Статья 195.1 ТК РФ. Понятия квалификации работника, профессионального стандарта

Квалификация работника — уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника.

Профессиональный стандарт — характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.

Профстандарт 07.002 состоит из 4 частей:

Общие сведения об этом виде деятельности.
Функциональная карта работника.
Особенности конкретно взятых функций, возложенных на специалиста.
Организации, которые принимали участие в подготовке этого документа.

Должен ли руководитель разрабатывать ДИ?

При разработке ДИ сотрудников необходимо руководствоваться ТК РФ и различными нормативными актами, поэтому непосредственное участие в этом должен принимать юрист организации. Однако рациональнее всего изначально возложить эту обязанность на руководителя, а затем уже консультироваться с работниками юридического и кадрового раздела.

Утверждает ДИ непосредственный руководитель или правовое лицо (например, и.о. руководителя) подписью и печатью.

Она должна включать в себя следующие 4 раздела.

Общие положения

В основном это:

Категория работника – технический исполнитель.
Назначение и освобождение от должности производится приказом генерального директора.
Сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или руководителю подразделения.
Во время отсутствия секретаря его функции переходят на другого сотрудника.
Образование – высшее, неполное высшее, среднее специальное, стаж работы от полугода, знание офисной техники и офисных программ.
Работник руководствуется в своей деятельности ТК РФ, правилами Внутреннего устава и др. нормативными актами компании, а также настоящей должностной инструкцией и приказами руководства.

Обязанности работника

Сводятся к таким пунктам, как:

Организационно-техническое обеспечение всех сотрудников организации или подразделения.
Ведение документации, осуществления контроля и хранения документов.
Прием корреспонденции, звонков, заявлений, документации на имя руководителя.
Фиксация и передача служебной информации.
Организация и подготовка мест для мероприятий, встреч и собраний внутри организации, а также командировок.
Выполнение распоряжений руководителя.

Права и обязанности

Сотрудник имеет право и обязан:

Получать информацию, нужную для выполнения своих профессиональных функций.
Запрашивать документы от предприятий-партнеров или сотрудников внутри организации.
Требовать хороших условий труда от руководства и соблюдения своих должностных прав.

Секретарь несет ответственность за:

невыполнение своих профессиональных обязанностей;
несоблюдение положений должностной инструкции;
нарушение правил внутреннего распорядка организации, профессиональной дисциплины, пожарных норм безопасности.

Особенности ДИ

Могут варьироваться в зависимости от сферы профессиональной деятельности сотрудника:

Секретарь учебной части (школы). Специфических требований к этой должности нет. К обязанностям сотрудника учебного заведения добавляется подготовка приказов по учебной части, оформление личных дел учащихся, учет рабочих часов педагогов и учителей.
Секретарь-референт. Функционал схож с функционалом помощника руководителя. Однако деятельность и обязанности референта расширяются до всех работников коллектива и посетителей организации.Одним из важных навыков, который требуется для работы на этой должности в престижных организациях, является знание иностранных языков (в основном английского).
Секретарь-машинистка. Обязательный навык ведения протоколов совещаний и встреч, поэтому одно из важных требований к машинистке – развитая моторика рук, умение быстро печатать, поставленная речь и грамотность.
Секретарь руководителя. Круг обязанностей этого сотрудника в определенной мере ограничен распоряжениями непосредственного руководителя. Он в некоторой мере становится его правой рукой, поэтому обязан реагировать на распоряжения быстро и максимально эффективно выполнять свою работу.
Секретарь суда. Не является государственным служащим. На его плечах лежит большая ответственность за точность предоставленной информации, которая ведется в документации к протоколам судебных заседаний. Проверяет исковые заявления на предмет соответствия законодательству, оказывает помощь в оформлении решений суда. Необходимо наличие юридического образования.
Секретарь делопроизводства. Основная функция – контроль делопроизводства. Часто место работы – архив.
Секретарь офис-менеджера. Помимо прочего, взаимодействует с клиентами организации по рабочим вопросам.

Секретарь – тот самый сотрудник, без которого трудно представить работу успешной компании. При составлении должностной инструкции необходимо тщательно продумать специфику его работы, так как эта должность подразумевает включение обязанностей и других работников – завхоза, администратора, специалиста кадрового делопроизводства.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://pravovoi.center/trudovoe-pravo/dolzhnostnaya-instruktsiya/sekretarya